Módulo de Guardamuebles: contratos y cobros mensuales

Estrenamos el módulo Guardamuebles: gestiona los contratos de almacenaje de cada cliente —qué se guarda, volumen, fechas de entrada y salida, precio mensual y notas— desde su propia pestaña en el menú.

Si tienes nave o trastero, esto probablemente hoy lo llevas en un Excel, en una libreta o directamente en la cabeza. Y funciona hasta que deja de funcionar: se te pasa un cobro, no recuerdas cuándo entró el armario de aquel cliente, o descubres a final de mes que llevas dos facturas sin cobrar de junio. La idea del módulo es justo esa: que el almacenaje deje de ser la parte descontrolada del negocio.

Un contrato por cliente, con lo que de verdad hace falta

Cada guardamuebles es un contrato con su ficha. Ahí tienes:

• El cliente al que pertenece.
• Qué guarda: el sofá, el horno, 50 cajas, lo que sea.
• El volumen en metros cúbicos.
• La fecha de entrada y, si ya la sabes, la de salida.
• El precio al mes que paga.
• Y las notas que quieras dejarte apuntadas.

Poco más, porque tampoco hace falta más. Lo importante es que esté en un sitio, que sea el mismo sitio donde está el resto de tu operativa, y que puedas buscar por cliente o por contenido cuando alguien te llame preguntando por sus cosas.

Estados que se entienden de un vistazo

El listado te separa los contratos en Todos, Activos y Finalizados, con el contador al lado de cada filtro. Y hay un tercer estado que es el que más te va a servir: Salida próxima, en ámbar, para los contratos que están a punto de terminar.

No hay que interpretar nada. Abres la pestaña y ves cuántos contratos tienes vivos, cuáles se acaban pronto y cuáles ya cerraron.

Salidas en los próximos 30 días

Arriba del todo tienes un panel fijo con las salidas de los próximos 30 días. Es lo primero que ves al entrar, y por algo: una salida de guardamuebles no es solo abrir la puerta, normalmente es planificar un transporte, asignar operarios y cerrar el cobro del último mes.

Verlo con treinta días de margen te da tiempo a organizarlo. Verlo el día antes, no.

Los cobros mensuales, que es donde se escapa el dinero

Esta es, para mí, la parte más importante del módulo. Un guardamuebles no se cobra una vez, se cobra todos los meses, y ahí es donde las cosas se pierden.

MoveSuite te monta la vista de cobros del mes en curso con el resumen arriba: cuántos cargos hay, cuánto suman en total, cuántos están pendientes y cuántos enlaces te quedan por enviar. Algo tipo “5 cargos · 19.732,98 € · 3 pendientes · 1 enlace por enviar”. Un vistazo y sabes cómo va el mes.

Y justo encima, en rojo, lo que nadie quiere ver pero todo el mundo necesita ver: los cobros pendientes de meses anteriores. Si tienes dos facturas de junio sin cobrar, no se quedan enterradas en el histórico. Te aparecen arriba, con el importe acumulado, hasta que las cobras.

Enviar el enlace, marcar como cobrado, reabrir

Cada cargo tiene sus tres acciones al lado, sin salir de la lista:

• Enviar el cobro al cliente.
• Copiar el enlace de pago para mandárselo por donde quieras.
• Marcar como cobrado con un clic.

Los que aún no tienen el enlace enviado se marcan solos con un aviso en ámbar (“Enlace pendiente de envío”), para que no te falle la parte tonta: tener el cargo creado pero no habérselo mandado nunca al cliente.

Y si te equivocas marcando algo como cobrado, tienes el botón de Reabrir. Todo el mundo se equivoca; lo raro sería no poder deshacerlo.

Por qué esto suma más de lo que parece

El guardamuebles es de los pocos ingresos recurrentes que tiene una empresa de mudanzas. Todos los meses entra dinero sin que tengas que vender nada nuevo. Pero justo por ser recurrente y pequeño en comparación con una mudanza completa, es el que menos atención recibe y el que más se descuida.

Tener los contratos ordenados, las salidas a la vista con antelación y los cobros con su semáforo hace que ese ingreso deje de depender de que alguien se acuerde. Y si además lo tienes en el mismo software donde llevas las reservas, los presupuestos y los clientes, te ahorras el Excel paralelo que nunca está actualizado.

Preguntas frecuentes

¿Qué información guarda cada contrato? Cliente, qué guarda, volumen en m³, fecha de entrada, fecha de salida, precio mensual y notas.

¿Me avisa cuando un contrato está a punto de terminar? Sí. Tienes un panel con las salidas de los próximos 30 días y un estado “Salida próxima” en el listado.

¿Puedo ver lo que me deben de meses anteriores? Sí. Los cobros pendientes de meses anteriores aparecen destacados arriba, con el total acumulado, hasta que los marcas como cobrados.

¿Cómo cobro cada mes? Desde la misma lista puedes enviar el cobro, copiar el enlace de pago para mandárselo al cliente y marcarlo como cobrado. Si te confundes, puedes reabrirlo.

¿Puedo buscar dentro de los contratos? Sí, hay un buscador que filtra tanto por cliente como por el contenido almacenado, útil cuando alguien llama preguntando por sus cosas.